Charges de copropriété : qui paie quoi entre locataire et propriétaire

Un propriétaire reçoit chaque trimestre un appel de fonds du syndic et se demande ce qu'il peut refacturer à son locataire. À l'inverse, un locataire découvre une régularisation de charges de plusieurs centaines d'euros en fin d'année et ne comprend pas ce qu'il paie réellement. Cette confusion vient d'une erreur fréquente : croire que le locataire supporte la même chose que le copropriétaire. C'est faux. Le bailleur paie l'intégralité des charges au syndic, mais il ne peut récupérer sur son locataire qu'une liste limitative de dépenses, fixée par décret. Ce guide détaille la répartition des charges de copropriété entre locataire et propriétaire, propose un tableau clair des charges récupérables, et expose les litiges les plus courants ainsi que les recours ouverts à chaque partie.

Deux logiques de charges à ne pas confondre

La première source de malentendus tient à l'existence de deux relations juridiques distinctes, régies par des textes différents.

La première relation lie le copropriétaire au syndicat des copropriétaires. Elle relève de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Le copropriétaire doit régler l'ensemble des charges de l'immeuble selon les tantièmes inscrits dans le règlement de copropriété. On distingue ici les charges générales (conservation, entretien et administration des parties communes, réparties en fonction des millièmes de copropriété au titre de l'article 10 de la loi de 1965) et les charges spéciales (services collectifs et équipements communs, réparties selon l'utilité objective que ces éléments présentent pour chaque lot). Un copropriétaire du rez-de-chaussée peut ainsi être exonéré des charges d'ascenseur si le règlement le prévoit.

La seconde relation lie le propriétaire bailleur à son locataire. Pour un logement loué comme résidence principale, elle relève de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. Ici, le principe est inversé et restrictif : le bailleur avance toutes les charges au syndic, puis récupère auprès du locataire uniquement les dépenses qualifiées de charges récupérables par le décret n°87-713 du 26 août 1987.

Retenir cette dualité est décisif. La question « charges copropriété locataire ou propriétaire » ne se résout pas en regardant l'appel de fonds du syndic, mais en confrontant chaque ligne de dépense à la liste réglementaire des charges récupérables.

Le principe : le propriétaire avance, le locataire rembourse les charges récupérables

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pose la règle. Le bailleur règle l'intégralité des charges de copropriété au syndic. Il peut ensuite obtenir du locataire le remboursement des seules charges dites récupérables, aussi appelées charges locatives.

Le mécanisme repose sur trois principes cumulatifs. D'abord, la charge doit figurer dans la liste limitative du décret de 1987. Ensuite, elle doit correspondre à une prestation dont le locataire profite (l'usage du logement, l'entretien courant, les consommations). Enfin, elle doit être justifiée par des pièces que le bailleur tient à disposition.

Concrètement, une même dépense de copropriété se scinde souvent en deux fractions. La rémunération d'un gardien en offre l'illustration la plus parlante. Le décret prévoit que cette rémunération est récupérable à hauteur de 75 % lorsque le gardien assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, mais seulement à hauteur de 40 % lorsqu'il n'assure que l'une de ces deux tâches. Le reste demeure définitivement à la charge du propriétaire. De même, les honoraires du syndic ne sont jamais récupérables, alors que la consommation d'eau ou l'électricité des parties communes le sont.

Cette répartition des charges de copropriété entre ce qui est refacturable et ce qui ne l'est pas est le cœur du sujet. Elle explique pourquoi un locataire ne rembourse presque jamais l'intégralité de l'appel de fonds trimestriel supporté par son bailleur.

Tableau des charges récupérables sur le locataire

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 organise les charges récupérables en grandes rubriques. Le tableau ci-dessous en donne une lecture synthétique, distinguant ce qui pèse sur le locataire et ce qui reste au propriétaire au sein d'un même poste.

Ce tableau appelle une clé de lecture générale, régulièrement retenue par les tribunaux : le locataire assume l'entretien courant, les menues réparations et les consommations liées à l'usage, tandis que le propriétaire conserve tout ce qui relève de l'investissement, du gros entretien et du remplacement des équipements. La frontière entre « menue réparation » et « gros entretien » nourrit d'ailleurs une part importante du contentieux.

Les charges qui restent à la charge exclusive du propriétaire

Certaines dépenses ne sont jamais récupérables, quelle que soit la rédaction du bail. Toute clause qui prétendrait mettre ces charges à la charge du locataire d'un logement d'habitation serait réputée non écrite, la liste du décret de 1987 étant d'ordre public.

Restent définitivement au propriétaire :

• les honoraires et frais de gestion du syndic de copropriété
• la prime d'assurance de l'immeuble souscrite par le syndicat
• la taxe foncière sur les propriétés bâties
• les travaux d'amélioration, de mise aux normes et de gros entretien (ravalement, réfection de toiture, remplacement d'un ascenseur ou d'une chaudière)
• la cotisation au fonds de travaux prévu par la loi de 1965, destinée à financer les travaux futurs de l'immeuble
• les frais de recouvrement des charges impayées par les autres copropriétaires

Le cas du fonds de travaux mérite une attention particulière. Ce fonds, alimenté par des versements du copropriétaire, sert à provisionner de futures dépenses lourdes. Comme il ne correspond pas à une prestation dont le locataire profite dans l'année, il ne peut pas être refacturé. Un bailleur qui inclut cette ligne dans sa régularisation commet une erreur fréquente et récupérable par le locataire.

Provisions, régularisation annuelle et justificatifs

Le fonctionnement pratique repose sur un système de provisions suivies d'une régularisation.

Le versement de provisions

Le bailleur demande chaque mois au locataire une provision sur charges, dont le montant doit être justifié par le budget prévisionnel de la copropriété ou par les résultats de l'année précédente. Cette provision n'est pas un forfait librement fixé : un montant manifestement surévalué ou sous-évalué expose le bailleur à contestation. Le locataire paie ces provisions en même temps que le loyer.

La régularisation obligatoire

L'article 23 de la loi de 1989 impose une régularisation au moins une fois par an. Le bailleur compare la somme des provisions encaissées au montant réel des charges récupérables résultant des comptes de la copropriété approuvés en assemblée générale. Si les provisions ont dépassé les charges réelles, il rembourse le trop-perçu. Dans le cas inverse, il réclame le complément.

Un mois avant cette régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire un décompte par nature de charges, ainsi que le mode de répartition entre les locataires lorsque l'immeuble en compte plusieurs. Pendant six mois à compter de l'envoi de ce décompte, le locataire peut consulter les pièces justificatives, notamment les factures et le relevé de charges établi par le syndic.

Le cas du forfait de charges

Pour un logement loué meublé, l'article 25-10 de la loi de 1989 autorise, en alternative, un forfait de charges. Son montant, fixé au bail, ne donne alors lieu ni à régularisation ni à complément. Ce forfait doit rester cohérent avec les charges réellement supportées ; il ne peut pas devenir un moyen détourné de majorer le loyer. La même faculté existe pour les colocations relevant du décret n°2015-587 du 29 mai 2015.

Litiges courants et recours

Les charges concentrent une part notable du contentieux locatif. Plusieurs situations reviennent régulièrement.

Le défaut de régularisation par le bailleur

Certains bailleurs encaissent des provisions pendant des années sans jamais régulariser. Le locataire peut alors exiger la régularisation et, le cas échéant, le remboursement du trop-perçu. Depuis la loi ALUR n°2014-366 du 24 mars 2014, l'article 7-1 de la loi de 1989 fixe une prescription de trois ans pour les actions relatives aux charges. Le bailleur qui régularise tardivement ne peut donc réclamer que les arriérés des trois dernières années. Symétriquement, le locataire qui découvre un trop-versé dispose du même délai pour en demander la restitution.

La refacturation de charges non récupérables

C'est le litige le plus fréquent. Le bailleur inscrit dans la régularisation des honoraires de syndic, une prime d'assurance de l'immeuble, la taxe foncière ou une quote-part de travaux de ravalement. Le locataire, en consultant les pièces justificatives, peut isoler ces lignes et en réclamer le retrait. Il n'a pas à payer ces montants, même si le bail comporte une clause contraire, qui serait réputée non écrite.

La contestation de la répartition entre menue réparation et gros entretien

La qualification d'une dépense fait souvent débat. Le remplacement d'un joint ou d'une ampoule relève de l'entretien courant récupérable ; la réfection complète d'une installation relève du gros entretien non récupérable. En cas de doute, l'examen des factures détaillées du syndic permet de trancher, chaque poste devant être analysé selon sa nature réelle et non selon son intitulé.

Les voies de recours

Avant tout procès, la commission départementale de conciliation (CDC), compétente en matière de charges locatives, peut être saisie gratuitement. Cette tentative de conciliation présente l'avantage de la rapidité et évite fréquemment le contentieux. À défaut d'accord, le tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble est compétent pour les litiges entre bailleur et locataire d'habitation. Une tentative de résolution amiable préalable est généralement requise pour les demandes n'excédant pas le seuil fixé par les textes de procédure civile. Le locataire peut réclamer la restitution des sommes indûment perçues sur trois ans ; le bailleur peut poursuivre le recouvrement des provisions et compléments impayés dans le même délai.

La spécificité du bail commercial

Tout ce qui précède concerne le logement d'habitation. Le bail commercial obéit à une logique radicalement différente, et cette distinction est essentielle pour un propriétaire qui loue à la fois des appartements et des locaux professionnels.

Le bail commercial relève des articles L.145-1 et suivants du Code de commerce. Depuis la loi n°2014-626 du 18 juin 2014 dite loi Pinel et son décret d'application, la répartition des charges y est encadrée mais reste largement contractuelle. Le bail doit comporter un inventaire précis des catégories de charges, impôts et travaux, avec indication de leur répartition entre bailleur et preneur. Certaines dépenses ne peuvent pas être mises à la charge du locataire commercial, notamment les grosses réparations de l'article 606 du Code civil (gros murs, voûtes, réfection des toitures, murs de soutènement) et les honoraires de gestion liés à ces travaux.

À la différence du bail d'habitation, il n'existe pas de liste limitative de charges récupérables : le principe est celui de la liberté contractuelle, tempérée par un socle de dépenses irréductiblement supportées par le bailleur. La logique s'inverse donc : dans l'habitation, tout est non récupérable sauf ce que le décret autorise ; dans le commercial, tout est en principe transférable au preneur sauf ce que la loi Pinel interdit de transférer. Ce sujet, par son ampleur, fera l'objet d'un article dédié consacré à la répartition des charges dans le bail commercial.

Conclusion

La confusion entre charges de copropriété et charges récupérables est à l'origine de la plupart des litiges. Le point de repère est simple et doit guider chaque partie : le propriétaire supporte tout ce qui relève de l'investissement, de la propriété et de la gestion (honoraires de syndic, assurance de l'immeuble, taxe foncière, fonds de travaux, gros entretien), tandis que le locataire ne rembourse que l'usage, l'entretien courant et les consommations, dans les limites strictes du décret de 1987.

Le parti pris de ce guide est clair : la rigueur documentaire protège les deux parties. Un bailleur qui régularise chaque année, décompte par nature de charges à l'appui, sécurise sa relation locative et échappe à la prescription triennale. Un locataire qui exerce son droit de consultation des pièces justificatives détecte immédiatement les charges indûment refacturées.

Avant toute régularisation, propriétaires comme locataires ont intérêt à confronter ligne par ligne le décompte du syndic à la liste du décret de 1987. En cas de désaccord persistant, la saisine gratuite de la commission départementale de conciliation doit précéder toute action judiciaire : elle règle une large part des différends sans frais ni délais de procédure.

Questions fréquentes

Quelles charges de copropriété sont récupérables sur le locataire ?

Seules les charges figurant dans le décret n°87-713 du 26 août 1987 sont récupérables : consommation d'eau et de chauffage, électricité et entretien des parties communes, entretien courant de l'ascenseur, entretien des espaces verts, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, et une fraction de la rémunération du gardien (75 % ou 40 % selon les tâches accomplies). Tout ce qui relève de l'investissement ou de la gestion reste à la charge du propriétaire.

La taxe foncière peut-elle être refacturée au locataire d'un logement ?

Non. La taxe foncière est un impôt de propriété, il reste intégralement à la charge du propriétaire bailleur. Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis d'imposition, est récupérable sur le locataire. Une clause du bail qui mettrait la taxe foncière à la charge d'un locataire d'habitation serait réputée non écrite.

Un propriétaire peut-il réclamer plusieurs années de charges d'un coup ?

Le bailleur peut régulariser des charges arriérées, mais la prescription est de trois ans depuis la loi ALUR du 24 mars 2014 (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Il ne peut donc réclamer que les charges dues au titre des trois dernières années. Au-delà, l'action est prescrite et le locataire peut refuser le paiement des sommes antérieures.

Le locataire peut-il consulter les justificatifs des charges ?

Oui. Le bailleur doit joindre à la régularisation annuelle un décompte par nature de charges, envoyé au moins un mois avant. Pendant les six mois qui suivent cet envoi, le locataire peut consulter les pièces justificatives, notamment les factures et le relevé de charges établi par le syndic. Ce droit est le principal outil pour contester une charge non récupérable.

Que faire en cas de désaccord sur la régularisation des charges ?

Il faut d'abord adresser une réclamation écrite au bailleur, en identifiant précisément les charges contestées à partir des justificatifs. En l'absence d'accord, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement. Si le désaccord persiste, le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble est compétent, une tentative de résolution amiable préalable étant en principe exigée.

Les charges de copropriété sont-elles récupérables de la même façon en bail commercial ?

Non, la logique est inversée. Le bail d'habitation ne permet de récupérer que les charges limitativement énumérées par le décret de 1987, alors que le bail commercial, régi par les articles L.145-1 et suivants du Code de commerce et encadré par la loi Pinel du 18 juin 2014, autorise un large transfert contractuel des charges au preneur, sauf pour les grosses réparations de l'article 606 du Code civil. Un inventaire précis des charges doit y figurer.

Le fonds de travaux de la copropriété peut-il être facturé au locataire ?

Non. La cotisation au fonds de travaux prévu par la loi du 10 juillet 1965 sert à provisionner des travaux futurs de l'immeuble. Comme elle ne correspond à aucune prestation dont le locataire profite dans l'année, elle ne figure pas parmi les charges récupérables et reste à la charge exclusive du propriétaire. Son inscription dans une régularisation constitue une erreur que le locataire peut faire corriger.