Mise en demeure de payer les loyers commerciaux : le modèle et ce qu'il doit contenir avant le commandement

Un bailleur institutionnel qui constate un premier terme impayé sur un actif de bureaux ou de commerce doit arbitrer vite : relancer, sécuriser la créance, ou enclencher la sortie du preneur. La mise en demeure est l'acte qui conditionne cet arbitrage, parce qu'elle fixe le point de départ des intérêts, qu'elle fige le décompte opposable et qu'elle prépare le terrain probatoire du commandement de payer visant la clause résolutoire. Mal rédigée, elle ne produit aucun des effets attendus et oblige à recommencer la chaîne procédurale. Ce guide détaille le contenu exigible de la mise en demeure loyer impayé bail commercial, sa portée juridique exacte, les notifications parallèles à ne pas omettre, puis la chronologie qui conduit du commandement de l'article L. 145-41 du code de commerce à la saisine du juge des référés.

Ce que la mise en demeure produit, et ce qu'elle ne produit pas

Les effets attachés à l'article 1344 du code civil

L'article 1344 du code civil pose que le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l'obligation. La lettre recommandée avec avis de réception constitue un acte portant interpellation suffisante dès lors qu'elle est dépourvue d'ambiguïté sur la somme réclamée et sur l'exigence de paiement.

L'effet principal est financier. L'article 1344-1 du code civil attache à la mise en demeure le cours des intérêts moratoires au taux légal, sans que le créancier ait à justifier d'un préjudice. Lorsque le bail stipule un intérêt de retard conventionnel ou une clause pénale, la mise en demeure est l'acte qui en déclenche l'application, sous réserve du pouvoir de modération reconnu au juge par l'article 1231-5 du code civil. Pour un bailleur gérant un portefeuille, l'enjeu n'est pas le taux légal en lui-même : c'est la capacité à produire, au jour de l'audience, un décompte arrêté à une date certaine et contradictoirement notifié.

Second effet, probatoire celui-là. La mise en demeure matérialise la connaissance par le preneur de sa défaillance et de son montant. Elle prive de crédibilité l'argument, fréquemment soulevé en défense, d'une contestation de charges ou d'indexation découverte au stade du commandement.

Les limites qu'il faut avoir en tête avant de l'envoyer

Trois idées fausses circulent et coûtent cher.

La mise en demeure n'interrompt pas la prescription. Seuls la demande en justice (article 2241 du code civil), la reconnaissance de dette par le débiteur (article 2240) et un acte d'exécution forcée (article 2244) produisent cet effet. L'action en paiement des loyers, charges et compléments d'indexation se prescrit par cinq ans à compter de chaque échéance, selon l'article 2224 du code civil. Une relance annuelle sur un arriéré ancien ne protège donc rien.

La mise en demeure ne déclenche pas le délai de l'article L. 145-41 du code de commerce. Ce délai d'un mois court exclusivement à compter d'un commandement de payer délivré par commissaire de justice et visant expressément la clause résolutoire. Aucune lettre, si comminatoire soit-elle, ne peut s'y substituer. L'article 1225 du code civil, qui subordonne le jeu d'une clause résolutoire de droit commun à une mise en demeure mentionnant expressément la clause, est ici écarté par le texte spécial du statut des baux commerciaux.

Enfin, les frais de recouvrement amiable restent en principe à la charge du créancier, conformément à l'article L. 111-8 du code des procédures civiles d'exécution. Facturer au preneur les honoraires d'une société de recouvrement, en les intégrant au décompte produit ensuite devant le juge, expose à une contestation sur le quantum réclamé au commandement.

La mise en demeure dans le calendrier de décision du bailleur

Le réflexe du gestionnaire est d'envoyer une relance dès le dixième jour de retard. Le réflexe du contentieux est différent : la mise en demeure doit être l'acte qui ouvre une séquence déjà arbitrée en interne, et non un simple geste de recouvrement.

La séquence type, pour un impayé de loyer et de charges sur un local commercial, se déroule ainsi :

• Échéance contractuelle non honorée. Vérification de l'exigibilité au regard du bail (terme à échoir ou à échu, périodicité, date de mise en recouvrement des provisions de charges).
• Mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception, doublée d'un envoi simple et, lorsque le bail l'autorise, d'une notification par voie électronique. Délai de régularisation généralement de huit à quinze jours selon la politique de gestion.
• À l'expiration de ce délai, arbitrage : appel des garanties (dépôt de garantie, caution, garantie autonome), action en paiement seule, ou commandement de payer visant la clause résolutoire.
• Délivrance du commandement. Le délai d'un mois de l'article L. 145-41 court à compter de la signification.
• À l'expiration du mois, si le commandement demeure infructueux, assignation en référé devant le président du tribunal judiciaire aux fins de constat de l'acquisition de la clause résolutoire, d'expulsion, de fixation d'une indemnité d'occupation et de provision sur l'arriéré.

Entre la mise en demeure et le commandement, le bailleur conserve la maîtrise du calendrier. Après le commandement, il la perd partiellement : le preneur peut saisir le juge d'une demande de délais sur le fondement de l'article 1343-5 du code civil, et obtenir la suspension des effets de la clause résolutoire.

Trame : ce que doit contenir le modèle de lettre loyer impayé bail commercial

Un modèle de lettre loyer impayé bail commercial utilisable en portefeuille se structure en blocs fonctionnels. Chacun répond à une objection identifiée en contentieux.

Identification de la créance et du fondement contractuel

La lettre doit désigner le bail par sa date, ses parties, le cas échéant son avenant ou l'acte de cession par lequel le preneur actuel est venu aux droits du preneur originaire, et les locaux loués par leur adresse et leur lot. Lorsque le preneur est une société, la mise en demeure est adressée au siège social tel qu'il figure au registre du commerce et des sociétés à la date de l'envoi, et non à l'adresse des locaux loués. Un siège transféré non vérifié génère une notification inopposable.

En présence de copreneurs solidaires, la mise en demeure est adressée à chacun. La solidarité ne dispense pas de l'interpellation individuelle lorsque le bailleur entend faire courir les intérêts contre chacun des codébiteurs.

Le décompte, pièce maîtresse du dossier

C'est le bloc sur lequel se perdent les dossiers. Le décompte doit être détaillé poste par poste et période par période : loyer en principal, taxe sur la valeur ajoutée si le bailleur a opté, provisions de charges appelées, régularisation de charges, taxe foncière et taxes additionnelles si leur refacturation est stipulée, intérêts de retard déjà échus, le tout sous déduction des règlements partiels reçus et du dépôt de garantie s'il a été imputé.

Deux vérifications conditionnent la solidité du décompte.

La première porte sur les charges. Les articles L. 145-40-2 et R. 145-35 du code de commerce, issus de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 dite loi Pinel et de son décret d'application n° 2014-1317 du 3 novembre 2014, interdisent d'imputer au preneur certaines dépenses : les grosses réparations de l'article 606 du code civil et les honoraires afférents, les travaux de mise en conformité relevant de ces grosses réparations, les impôts dont le redevable légal est le bailleur à l'exception notamment de la taxe foncière, les honoraires de gestion des loyers, ainsi que, dans un ensemble immobilier, les charges afférentes aux locaux vacants. Un décompte qui intègre une quote-part de ravalement structurel offre au preneur un argument de contestation sérieuse qui bloquera le référé.

La seconde porte sur l'indexation. Lorsque la clause d'échelle mobile subordonne la révision à une notification préalable du bailleur, réclamer un rappel d'indexation jamais notifié fragilise l'ensemble du décompte. La prudence commande d'isoler le rappel d'indexation dans une ligne distincte, de manière à ce qu'une contestation sur ce poste n'affecte pas le principal.

Le rappel des stipulations du bail et l'annonce de la suite

La mise en demeure reproduit la clause résolutoire du bail, la clause d'intérêts de retard et, le cas échéant, la clause pénale. Elle annonce explicitement la suite envisagée à défaut de paiement : délivrance d'un commandement de payer visant la clause résolutoire sur le fondement de l'article L. 145-41 du code de commerce, mise en jeu des garanties et saisine du juge des référés aux fins d'expulsion. Cette annonce n'est pas une formule de style : elle établit la bonne foi du bailleur et prive le preneur de l'argument d'une rupture brutale de relations commerciales établies.

Le délai, le mode de règlement et les réserves

La lettre fixe un délai de régularisation exprimé en jours à compter de la première présentation, indique les coordonnées bancaires de règlement et précise que tout règlement partiel s'imputera d'abord sur les frais, puis sur les intérêts, puis sur le capital le plus ancien, conformément à l'article 1343-1 du code civil. Elle se clôt par une réserve de droits : la mise en demeure ne vaut ni renonciation au bénéfice de la clause résolutoire, ni octroi de délais, ni acceptation d'un quelconque échéancier.

Un point de rédaction mérite attention. Proposer spontanément un échéancier dans la mise en demeure affaiblit la position du bailleur : le preneur s'en prévaudra devant le juge des référés pour démontrer que le bailleur avait accepté un paiement différé, donc que la clause résolutoire n'avait pas vocation à jouer. L'échéancier, s'il est envisagé, se négocie par acte séparé, après la mise en demeure, avec une clause de déchéance du terme et sans renonciation au commandement.

Les notifications parallèles que le bailleur institutionnel ne peut pas manquer

Trois obligations d'information se déclenchent au premier incident de paiement, indépendamment de la mise en demeure adressée au preneur. Leur omission ne fragilise pas la résiliation, mais elle neutralise les garanties, c'est-à-dire précisément ce qui fait la valeur du dossier pour un créancier institutionnel.

L'information du cédant garant. L'article L. 145-16-1 du code de commerce impose au bailleur, lorsque la cession du bail s'est accompagnée d'une clause de garantie du cédant, d'informer ce dernier de tout défaut de paiement du locataire dans le délai d'un mois à compter de la date à laquelle la somme aurait dû être acquittée. L'article L. 145-16-2 limite par ailleurs cette garantie à trois ans à compter de la cession du bail. Un bailleur qui déclenche la garantie du cédant deux ans après le premier impayé, sans avoir notifié mois après mois, se heurtera à une fin de non-recevoir.

L'information de la caution. Pour les cautionnements consentis par une personne physique envers un créancier professionnel, l'article 2303 du code civil, issu de l'ordonnance n° 2021-1192 du 15 septembre 2021 portant réforme du droit des sûretés, oblige le créancier à informer la caution de la défaillance du débiteur dès le premier incident de paiement non régularisé dans le mois de l'exigibilité, à peine de déchéance des pénalités et intérêts de retard échus entre la date de l'incident et celle à laquelle la caution en a été informée. S'y ajoute l'information annuelle de l'article 2302 du même code. Ces obligations ne pèsent pas sur le bénéficiaire d'une garantie autonome au sens de l'article 2321 du code civil, ce qui explique la préférence des bailleurs institutionnels pour ce type de sûreté.

La notification aux créanciers inscrits sur le fonds de commerce. L'article L. 143-2 du code de commerce impose au propriétaire qui poursuit la résiliation du bail des locaux dans lesquels s'exploite un fonds grevé d'inscriptions de notifier sa demande aux créanciers antérieurement inscrits, la résiliation ne pouvant intervenir qu'un mois après cette notification. Cette formalité, régulièrement oubliée dans les dossiers d'impayés, est pourtant systématiquement soulevée par le nantissement bancaire. Elle suppose une consultation du registre des nantissements avant l'assignation.

Du commandement de payer visant la clause résolutoire au référé

Le contenu du commandement

Le commandement de payer clause résolutoire est un acte de commissaire de justice. L'article L. 145-41 du code de commerce en fixe la condition de validité essentielle :

Toute clause insérée dans le bail prévoyant la résiliation de plein droit ne produit effet qu'un mois après un commandement demeuré infructueux. Le commandement doit, à peine de nullité, mentionner ce délai.

Trois exigences se cumulent en pratique. L'acte doit viser expressément la clause résolutoire du bail, reproduite ou identifiée sans ambiguïté. Il doit mentionner le délai d'un mois, à peine de nullité. Il doit détailler les causes du commandement, c'est-à-dire reprendre le décompte poste par poste, de manière à permettre au preneur de s'acquitter de ce qu'il doit réellement.

La jurisprudence admet qu'un commandement visant des sommes partiellement indues n'est pas nul par principe, dès lors que le preneur n'a pas été mis dans l'impossibilité de déterminer le montant à régler. Mais pour le bailleur, le risque n'est pas la nullité : c'est la contestation sérieuse, qui ferme la porte du référé et renvoie le dossier au fond, avec un gain de dix-huit mois pour le preneur défaillant. D'où la règle opérationnelle : ne jamais viser au commandement un poste dont la débition n'est pas incontestable.

Le mois de délai et la neutralisation par les délais de grâce

Le délai court à compter de la signification. Le paiement intégral intervenu dans le mois paralyse la clause. Le paiement partiel ne la paralyse pas, mais il alimente l'argument de bonne foi du preneur devant le juge.

Le second alinéa de l'article L. 145-41 permet aux juges saisis d'une demande présentée dans les formes et conditions de l'article 1343-5 du code civil de suspendre la réalisation et les effets de la clause résolutoire, en accordant des délais, tant que la résiliation n'a pas été constatée ou prononcée par une décision passée en force de chose jugée. La clause ne joue pas si le preneur se libère dans les conditions fixées par le juge. L'article 1343-5 autorise un report ou un échelonnement dans la limite de deux années. Le calcul du bailleur doit intégrer cette hypothèse : un preneur dont l'exploitation est viable mais la trésorerie tendue obtiendra fréquemment un échéancier, et la séquence se transforme en recouvrement sous contrôle judiciaire plutôt qu'en sortie.

La saisine du juge des référés

Passé le mois, le bailleur assigne en référé devant le président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble, compétent en matière de baux commerciaux en application de l'article R. 145-23 du code de commerce. Les demandes sont formées sur le fondement des articles 834 et 835 du code de procédure civile : constat de l'acquisition de la clause résolutoire et expulsion, au titre de l'absence de contestation sérieuse ou du trouble manifestement illicite que constitue le maintien sans droit ni titre ; fixation d'une indemnité d'occupation ; condamnation provisionnelle au paiement de l'arriéré.

L'exécution provisoire de l'ordonnance de référé est de droit. Le commandement de quitter les lieux est ensuite délivré sur le fondement de l'article L. 411-1 du code des procédures civiles d'exécution. Pour un local exclusivement commercial, non habité par le preneur ou un occupant de son chef, ni le délai de deux mois de l'article L. 412-1 ni la trêve hivernale de l'article L. 412-6 du même code ne s'appliquent : ces textes visent les lieux habités. L'arbitrage est inverse dès que le bail porte sur un ensemble comprenant un logement occupé, configuration fréquente dans les baux de commerce de pied d'immeuble.

Les trois événements qui font dérailler la séquence

L'ouverture d'une procédure collective neutralise la stratégie. L'article L. 622-21 du code de commerce arrête les poursuites individuelles tendant au paiement d'une créance antérieure, et l'article L. 622-7 interdit le paiement de ces créances. Le bailleur doit déclarer sa créance dans le délai de deux mois à compter de la publication du jugement d'ouverture au BODACC, selon les articles L. 622-24 et R. 622-24. Surtout, l'article L. 622-14, 2° interdit au bailleur d'agir en résiliation pour défaut de paiement des loyers afférents à une occupation postérieure au jugement d'ouverture avant l'expiration d'un délai de trois mois à compter de ce jugement. Un commandement délivré pendant cette période est inefficace. La veille sur la situation du preneur, via les publications au BODACC, fait donc partie intégrante du processus de recouvrement.

La contestation sérieuse ferme le référé. Elle naît le plus souvent d'une contestation de charges non justifiées par l'état récapitulatif annuel, d'une exception d'inexécution tirée d'un défaut d'entretien ou d'un sinistre affectant la jouissance, ou d'une demande reconventionnelle en compensation. Le bailleur qui anticipe une telle défense a intérêt à purger le débat en amont, en répondant point par point dans la mise en demeure, pièces à l'appui.

La mauvaise foi du bailleur, enfin, est appréciée par le juge lorsqu'il statue sur la suspension des effets de la clause. Un commandement délivré pour un arriéré dérisoire, ou immédiatement après le refus d'un échéancier préalablement accepté, ou encore en instrumentalisant un impayé pour évincer un preneur et reprendre les lieux avant une opération de restructuration, expose à un refus de constat de la résiliation. La traçabilité de la relance amiable, donc de la mise en demeure, constitue ici la meilleure protection du bailleur.

Conclusion : la mise en demeure est un acte d'arbitrage, pas une relance

Le parti pris est le suivant : chez un bailleur institutionnel, la mise en demeure ne doit jamais être un acte de gestion automatisé. Elle est le point où se décide la stratégie, parce qu'elle fige le décompte qui sera repris au commandement, qu'elle déclenche les obligations d'information envers le cédant garant et la caution, et qu'elle construit la bonne foi que le juge des référés appréciera dix-huit mois plus tard. Un modèle standardisé mal calibré produit mécaniquement des commandements contestables, donc des référés renvoyés au fond, donc une immobilisation prolongée de l'actif.

Avant toute diffusion en portefeuille, faites auditer votre modèle de mise en demeure sur trois points : la conformité du décompte de charges aux articles L. 145-40-2 et R. 145-35 du code de commerce, le déclenchement automatique des notifications aux garants dans le délai d'un mois de l'article L. 145-16-1, et la vérification systématique des inscriptions grevant le fonds de commerce au regard de l'article L. 143-2. Ces trois contrôles, menés en amont, déterminent la tenue du dossier le jour de l'audience.

Questions fréquentes

Une lettre recommandée suffit-elle pour faire jouer la clause résolutoire d'un bail commercial ? Non. L'article L. 145-41 du code de commerce exige un commandement de payer délivré par commissaire de justice, visant expressément la clause résolutoire et mentionnant le délai d'un mois à peine de nullité. La lettre recommandée constitue une mise en demeure au sens de l'article 1344 du code civil et fait courir les intérêts moratoires, mais elle ne déclenche pas le délai d'un mois. Les deux actes sont complémentaires, non substituables.

Faut-il envoyer une mise en demeure avant le commandement de payer ? La loi ne l'impose pas : le bailleur peut délivrer directement le commandement, sauf si le bail stipule une mise en demeure préalable, auquel cas cette stipulation s'impose. En pratique, la mise en demeure reste recommandée. Elle établit la bonne foi du bailleur au regard du second alinéa de l'article L. 145-41, purge les contestations de charges avant le stade judiciaire et déclenche les obligations d'information envers la caution et le cédant garant.

Quel délai de paiement accorder dans la mise en demeure ? Aucun délai n'est légalement fixé pour la mise en demeure elle-même. Un délai de huit à quinze jours à compter de la première présentation est usuel et suffisant pour un professionnel. Un délai trop court, de quarante-huit heures par exemple, nourrit l'argument de mauvaise foi ; un délai trop long retarde inutilement la délivrance du commandement et la course du délai d'un mois de l'article L. 145-41.

Le preneur peut-il obtenir des délais après le commandement de payer ? Oui. L'article L. 145-41, alinéa 2, du code de commerce permet au juge, saisi dans les formes et conditions de l'article 1343-5 du code civil, de suspendre la réalisation et les effets de la clause résolutoire en accordant des délais, dans la limite de deux années, tant que la résiliation n'a pas été constatée par une décision ayant acquis force de chose jugée. Si le preneur se libère selon l'échéancier fixé, la clause résolutoire ne joue pas.

Quelles sommes peut-on viser au commandement de payer ? Uniquement des sommes contractuellement dues et exigibles : loyer en principal, taxe sur la valeur ajoutée en cas d'option, provisions et régularisations de charges conformes aux articles L. 145-40-2 et R. 145-35 du code de commerce, taxe foncière si sa refacturation est stipulée, intérêts de retard. Les grosses réparations de l'article 606 du code civil, les honoraires de gestion des loyers et les charges de locaux vacants ne sont pas imputables au preneur. Viser un poste contestable transforme le référé en débat de fond.

Que faire si le preneur est placé en redressement judiciaire pendant la procédure ? L'article L. 622-21 du code de commerce arrête les poursuites individuelles portant sur les créances antérieures, qui doivent être déclarées dans les deux mois de la publication du jugement d'ouverture au BODACC. Pour les loyers postérieurs au jugement, l'article L. 622-14, 2° interdit au bailleur d'agir en résiliation avant l'expiration d'un délai de trois mois à compter de ce jugement. Un commandement délivré en méconnaissance de ce délai est privé d'effet.

Combien de temps faut-il compter entre le premier impayé et l'expulsion d'un preneur commercial ? Le calendrier minimal cumule le délai de régularisation de la mise en demeure, le mois incompressible de l'article L. 145-41, le délai de mise au rôle et d'audiencement du référé, puis la signification de l'ordonnance et le commandement de quitter les lieux. En l'absence de contestation sérieuse, de demande de délais et de procédure collective, la séquence se compte en mois. Toute contestation de charges ou demande de délais fondée sur l'article 1343-5 du code civil allonge significativement cette durée.